Аванс рассчитывается на основе отработанного времени. Следовательно, если в первой половине месяца были отпуск, больничный, командировка и т.д., сумма аванса будет меньше обычной или его не будет вообще. Аванс выплачивается только за фактически отработанные дни, и если таких дней в первой половине месяца нет, то аванс не выплачивается вовсе.
Какой суммой выплачивать аванс по зарплате, если сотрудник отработал первую половину месяца и ушел в ежегодный оплачиваемый отпуск? Разъяснения эксперта и пример расчета аванса в такой ситуации смотрите в «КонсультантПлюс». Пробный доступ бесплатный.
Подробнее об авансе читайте в наших статьях:
- «Как выплачивается аванс — новые правила и порядок выплат»;
- «Аванс по зарплате по Трудовому кодексу».
Начисляется ли аванс, если находитесь на больничном
Аванс должен быть начислен, если в текущем месяце (месяц, когда должен быть выплачен аванс) фактически отработаны дни. В этом случае аванс начисляется, даже если на дату начисления аванса вы находитесь на больничном.
Заработная плата (оплата труда работника) — вознаграждение за труд
Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретная дата выплаты зарплаты устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена.
В соответствии с письмами органов государственной власти высказана следующая позиция:
Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 8 сентября 2006 года № 1557-6
Письмо Министерства труда и социальной защиты от 5 августа 2013 года № 14-4-1702
Письмо Минтруда России № 14-1/10/В-660 от 03.02.2016
При начислении авансов по зарплате следует учитывать фактически отработанное работником время (фактически выполненную работу).
Трудовой кодекс не содержит понятия аванса: речь идет только о заработной плате.
По устоявшейся традиции авансом при выплате зарплаты называют оплату труда за первую половину месяца. Определение аванса упоминалось в Постановлении Совета Министров СССР от 23.05.57 № 566 «О порядке выплаты заработной платы рабочим за первую половину месяца».
Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 3 февраля 2016 г. № 14-1/10/В-660 о сроках выплаты заработной платы, а также о размере выплаты заработной платы за полмесяца.
Согласно пункту 5 части 1 статьи 21 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) работник имеет право на своевременное и полное получение заработной платы в соответствии с его квалификацией, сложностью выполняемой работы, количеством и качеством выполненных задач. Пункт 7 части 2 статьи 22 ТК РФ обязывает работодателя выплачивать заработную плату полностью и в сроки, установленные ТК РФ, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка и трудовыми договорами.
Согласно части 6 статьи 136 ТК РФ, заработная плата выплачивается не реже одного раза каждые полмесяца в день, установленный внутренними правилами трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором.
Таким образом, ТК РФ устанавливает максимальный допустимый промежуток времени между выплатами заработной платы и регулирует сроки их выплаты на уровне работодателя.
Однако, кроме формального соблюдения требований статьи 136 ТК РФ о выплате заработной платы не реже двух раз в месяц, работодателю следует учитывать фактически отработанное время сотрудником при определении размера выплаты за полмесяца.
Как выплачивать аванс, если сотрудник болел?
Наша организация сталкивается с вопросом: прошла процедура сокращения штата, сотруднику, чья должность была сокращена, было уведомлено за 2 месяца о его сокращении, с окончанием уведомления 20.10.2015. Сотрудник был на больничном с 01.10.2015 по 02.10.2015, работал с 05.10.2015 по 16.10.2015 и снова заболел с 17.10.2015. На момент 20.10.2015 бухгалтерия готовила расчет, но аванс не был рассчитан. Сотрудник не предоставил больничные листы в отдел кадров, но 19.11.2015 обратился с заявлением о причине невыплаты аванса за октябрь. Как правильно действовать в такой ситуации и что ответить сотруднику?
Подробнее о ситуациях с болеющими сотрудниками читайте здесь:
- Как действовать кадровику, если сотрудник заболел в неподходящий момент
- В каком размере выплачивать аванс по зарплате, если сотрудник в первой половине месяца был в отпуске, болел или отсутствовал по другим причинам
- Как выплатить аванс по зарплате
Если заработная плата перечисляется на банковскую карту, аванс должен был быть выплачен 25 октября, согласно установленным срокам.
За задержку заработной платы работодатель несет материальную ответственность в виде выплаты компенсации (ст. 236 ТК РФ). Работодатель обязан выплатить компенсацию, даже если задержка произошла по независимым от него причинам. Размер компенсации рассчитывается и выплачивается работодателем самостоятельно, и должен быть отражен в расчетном листке сотрудника (ч. 1 ст. 136 ТК РФ).
В данной ситуации необходимо начислить и выплатить аванс, а также компенсацию за задержку выплаты аванса, предусмотренную ст. 236 ТК РФ.
Подробности в материалах Системы Кадры:
1. Ответ: В каком размере выплачивать аванс по зарплате, если сотрудник в первой половине месяца был в отпуске, болел или отсутствовал по другим причинам
Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России
Авансовая выплата должна составлять не меньше суммы, положенной сотруднику за фактически отработанное время.* Если в первой половине месяца у сотрудника не было рабочих дней, аванс может не выплачиваться.
Точный метод расчета и выплаты аванса законодательством не регламентирован, поэтому работодатель имеет право установить его самостоятельно. При этом следует учитывать общие рекомендации по выплате аванса, например, что часть зарплаты, которую Трудовой кодекс РФ предписывает выплачивать сотрудникам в первой половине месяца, не должна быть меньше тарифной ставки или оклада за фактически отработанное время (письмо Роструда от 8 сентября 2006 г. № 1557-6). Следовательно, если сотрудник в первую неделю месяца находился в ежегодном отпуске или болел, размер аванса должен быть уменьшен в соответствии с фактически отработанным временем в первой половине месяца. Конкретный порядок и размеры авансовых выплат следует закрепить во внутренних документах организации, таких как Правила трудового распорядка или Положение об оплате труда. Это следует из части 6 статьи 136 Трудового кодекса РФ и письма Роструда от 8 сентября 2006 г. № 1557-6.
Таким образом, аванс должен выплачиваться в размере не меньше, чем сотруднику положено за фактически отработанное время. Если же в первой половине месяца у сотрудника не было рабочих дней, аванс можно не выплачивать.
Пример расчета аванса по зарплате, если сотрудник был в отпуске в первой половине месяца
Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев был в отпуске три дня с 5 по 7 ноября 2014 года.
Оклад сотрудника составляет 40 000 руб., других выплат он не получает. В ноябре 2014 года 18 рабочих дней. За каждый отработанный в ноябре день сотруднику начисляется:
2222,22 руб. (40 000 руб.: 18 дн.).
С 1 по 15 ноября 2014 года Кондратьев отработал пять дней. Таким образом, исходя из фактически отработанных дней, его аванс по зарплате за ноябрь составил:
11 111,10 руб. (2222,22 руб. × 5 дн.).
Совет: если сотрудник в первой половине месяца болел и на дату начисления аванса уже предоставил работодателю закрытый больничный лист, можно приблизительно определить оплату по этому листку и включить её в аванс. Аналогично можно поступать с другими выплатами при наличии всех подтверждающих документов для оплаты данного периода.
2. Ответ: Какую материальную ответственность несет организация за задержку выплаты зарплаты. Как начислить компенсацию за такую задержку
Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России
Помимо административной ответственности и других рисков, работодатель несет материальную ответственность в виде выплаты компенсации за задержку зарплаты (ст. 236 ТК РФ). Компенсацию работодатель обязан выплатить, даже если задержка произошла по независящим от него причинам. Сумму компенсации работодатель рассчитывает и выплачивает самостоятельно. Её размер необходимо отразить в расчетном листке сотрудника (ч. 1 ст. 136 ТК РФ).
Если организация не погасит задолженность добровольно, сотрудники могут обратиться в суд для принудительного взыскания. Помимо выплаты просроченной зарплаты и компенсации за задержку, они могут потребовать компенсацию морального вреда и убытков, связанных с инфляцией (ст. 237, 391 ТК РФ, п. 55 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2, апелляционное определение Архангельского областного суда от 25 июля 2013 г. № 33-4324/2013).
Совет: для точного расчета размера компенсации за задержку зарплаты можно воспользоваться автоматическим расчетчиком.
С уважением и пожеланием комфортной работы, Юлия Месхия,
Подписчики Системы Кадры оперативно получают ответы на все свои вопросы.
Какую сумму аванса выплатить, если сотрудник был на больничном?
Как правильно выплатить аванс по зарплате. Какую сумму следует выплачивать в качестве аванса, если сотрудник был на больничном в первой половине месяца?
Мы подготовили инструкции и образцы, учитывающие все последние изменения. В них содержатся рекомендации от экспертов и представителей ФНС и Минфина, полезные каждому бухгалтеру. Подобной информации вы больше нигде не найдете.
Инструкции и образцы для бухгалтера
Вопрос: В компании работает сотрудник с окладом 50 000 руб. в месяц. В трудовом договоре указано, что аванс выплачивается 25 числа в размере 40% от оклада. Таким образом, аванс составляет 50 000*0,4 = 20 000 руб. В ноябре сотрудник был на больничном с 01.11.2019 по 03.11.2019. Какую сумму аванса следует выплатить за первую половину ноября — 20 000 руб. или меньше?
Ответ: Вы обязаны выплатить 20 000 руб., так как этот порядок установлен трудовым договором.
Аванс, установленный в фиксированном размере (40% от оклада), обязателен к выплате, даже если сотрудник болел, был в отпуске или командировке в первой половине месяца. Уменьшать его вы не вправе, даже по просьбе сотрудника, это будет нарушением.
При расчете заработной платы по итогам месяца может получиться, что зарплата будет меньше выплаченного аванса, что может привести к штрафам. Кроме того, может не хватить суммы для удержания НДФЛ. Компания рискует получить пени и штраф по НДФЛ.
Чтобы минимизировать риски, вам нужно изменить способ расчета аванса в трудовом договоре. Установите, что аванс рассчитывается пропорционально отработанному времени. Этот метод безопаснее, чем фиксированный аванс, он полностью соответствует закону и не приведет к спорам с ГИТ.
Привязка к фактически отработанному времени убережет от неприятных ситуаций, когда сотрудник заболеет, уйдет в отпуск, уедет в командировку или прогуляет. Вы оплатите только заработанные дни, не больше. А начисленной в конце месяца суммы хватит для удержания НДФЛ и своевременной уплаты в бюджет.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- О присоединении к системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- Расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- На социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Как выплатить аванс по зарплате
Ситуация: В каком размере выплачивать аванс по зарплате, если сотрудник был в отпуске, командировке или болел в первой половине месяца?
Выплачивайте сотруднику аванс за отработанное время. Если в первой половине месяца не было отработанных дней, аванс не положен.
Работодатель может установить конкретный порядок расчета и выплаты аванса на свое усмотрение. В действующем законодательстве размер аванса не установлен. Однако безопаснее рассчитывать аванс строго по количеству фактически отработанных дней в первой половине месяца.
Закрепите выбранный порядок во внутренних документах, например, в правилах трудового распорядка или положении об оплате труда. Эти выводы следуют из части 6 статьи 136 ТК и письма Роструда от 08.09.2006 № 1557-6.
Внимание: Опасно выплачивать аванс за первую половину месяца в виде фиксированной суммы, не учитывая количество отработанных дней, например, 40 процентов от месячной зарплаты.
Фиксированная сумма аванса не нарушает закон, но создает риски для работодателя. Такой аванс необходимо выплачивать, даже если работник болел, был в отпуске или командировке в первой половине месяца. Также могут возникнуть споры с налоговыми органами. Инспекторы могут не считать аванс за неотработанное время авансом и требовать удержания налога при выплате дохода, в противном случае возможен штраф.
Пример, как рассчитать сумму аванса по зарплате, если сотрудник был в отпуске в первой половине месяца. Аванс рассчитывается пропорционально отработанному времени
Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев находился в отпуске три дня с 4 по 6 апреля.
Аванс по зарплате в организации рассчитывается исходя из фактически отработанных дней. Оклад сотрудника составляет 40 000 руб., других выплат он не получает. В апреле 21 рабочий день. За каждый отработанный день сотруднику начисляется:
1904,76 руб. (40 000 руб. : 21 день).
С 1 по 15 апреля Кондратьев отработал 7 дней. Таким образом, аванс по зарплате за апрель составил:
13 333,32 руб. (1904,76 руб. × 7 дней).
Заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России
«Не храните в личном деле копии личных документов сотрудника, которые не связаны с его работой и хранение которых нельзя обосновать. Например, нельзя хранить в личном деле копии документов, содержащих персональные данные сотрудника: паспорта, карточки СНИЛС, военного билета и т. д. Эти документы кадровый работник проверяет, вносит данные в личную карточку и возвращает сотруднику. Роскомнадзор может наложить штраф, если работодатель оставил в личных делах копии документов, которые нельзя хранить. Подробнее об этом в рекомендации».