Форма справки 2-НДФЛ для сотрудников в 2025 году: образец, правила заполнения и изменения

Ранее существовала форма 2-НДФЛ, которая использовалась для предоставления справки о доходах физического лица и уплаты налога на доходы физических лиц. Эту справку подавали в налоговую инспекцию и выдавали работнику. Позже аббревиатуру «2-НДФЛ» убрали из самой формы, но название осталось привычным. С 2021 года справка о доходах больше не считается отдельным документом и предоставляется в составе годового расчета 6-НДФЛ. Однако бухгалтеры продолжают называть ее «2-НДФЛ». И мы также сохраняем эту традицию.

Итак, справка 2-НДФЛ содержит информацию, которую налоговый агент сообщает в налоговый орган о выплаченных доходах физическим лицам, а также о сумме исчисленного, удержанного и уплаченного налога на доходы физических лиц (пункт 2 статьи 230 Налогового кодекса Российской Федерации).

Кроме этого, агент должен предоставить справку о доходах и сообщить инспекции и работнику о невозможности удержать налог с человека, а также указать его сумму (согласно пункту 5 статьи 226 Налогового кодекса Российской Федерации). Ту же самую справку работнику выдают для подтверждения его доходов на рабочем месте.

Как долго действует справка 2-НДФЛ? Ответ на этот вопрос можно получить бесплатно, получив пробный доступ к системе «КонсультантПлюс».

Форма справки 2-НДФЛ на 2024 год

При выдаче документа, подтверждающего доходы работника, за период с 2021 года, необходимо использовать обновленный бланк, утвержденный Приложением № 4 к приказу ФНС № ЕД-7-11/753@ от 15 октября 2020 года. Если сотрудник требует справку за более ранние периоды, то необходимо использовать бланки, применяемые в то время. Форма, применяемая в 2019 и 2020 годах, указана в Приложении № 5 к приказу ФНС № ММВ-7-11/566@.

Сравнивая с формой, которую работодатель представляет в налоговую, справка о доходах для сотрудников имеет более простой формат. В новом бланке отсутствует информация о признаке документа и уведомлениях о вычетах. Однако есть дополнения: добавлена графа, в которую следует внести данные о налоговом агенте.

Скачать бесплатно справку о доходах и суммах налога физического лица

Ответственность за нарушение сроков выдачи 2-НДФЛ

Работодатель имеет обязанность предоставить сотруднику справку о доходах в установленные законом сроки:

При окончании работы — в последний день трудовой деятельности, вместе с другими документами.
Бывшим и текущим сотрудникам — в течение трех рабочих дней с момента подачи заявления.

Несоблюдение сроков, отказ от предоставления справки или заполнение бланка с ошибками может привести к наложению штрафных санкций налоговым агентом:

За нарушение сроков — 1000 рублей за каждый месяц (включая неполный месяц) с даты, когда документ должен был быть предоставлен, до даты его фактической выдачи.
За нарушение способа предоставления — 200 рублей.
За предоставление справки с неверной информацией — 500 рублей.

Изменения для бухгалтеров в 2024 году

Журнал «Главбух» составил текст о нововведениях в сфере налогов, взносов и трудового законодательства, которые вступят в силу с 2024 года. Эксперты Системы Главбух обновили справочник, в котором содержатся все изменения, которые будут действовать с 2024 года. Будут внесены приятные изменения! Эта статья и справочник помогут разобраться в новых правилах, избежать возможных штрафов и работать без проблем.

Когда работодатель обязан выдать 2-НДФЛ сотруднику в 2025 году

Если сотрудник обратится к своему работодателю с письменным заявлением о предоставлении справки о доходах и НДФЛ (старый образец 2-НДФЛ), работодатель не имеет права отказать ему. Право физического лица на получение справки закреплено в пункте 1 статьи 226 и пункте 3 статьи 230 НК РФ.

Советуем прочитать: Как отправить электронную жалобу на сайте МВД по поводу шума от соседей-алкоголиков и наркоманов. Опасности и бездействие участкового полицейского

Кто может обратиться за справкой

Для получения информации о заработной плате и подоходном налоге не обязательно быть постоянным сотрудником. Вам будут выданы документы, если вы обратились с письменным заявлением в следующих случаях:

основные работники;
женщины в декретном отпуске;
временные работники;
люди, занимающие несколько должностей, включая внешние;
сотрудники, находящиеся на больничном;
бывшие сотрудники компании;
пенсионеры, в том числе уволенные;
частные лица, работающие на гражданско-правовых договорах;
другие физические лица, получавшие доходы от налоговых агентов.

Важно! Работодатель может предоставить справку о заработной плате и НДФЛ, чтобы сообщить гражданину, что с его дохода не был удержан налог (пункт 5 статьи 226 НК РФ).

Период, за который составляется справка

Физические лица имеют возможность запросить справку о доходах в любое время и за любой период.

Наиболее актуальным вариантом является предоставление справки за последние полгода. Такой документ чаще всего требуется банком при оформлении кредита или ипотечного займа. Например, если работник обратился за справкой 2-НДФЛ в марте, то бухгалтер сформирует справку за весь 2021 год и за период январь-февраль 2025 года.

В случае отсутствия доходов

Ситуация будет иная, если физическое лицо, которое не получало облагаемые выплаты, обращается за справкой о доходах. В таком случае справка не требуется. Например, это может быть женщина, находящаяся в декретном отпуске или в отпуске по уходу в течение 1,5 лет.

Федеральная служба статистики (ФСС) будет перечислять все пособия в 2025 году. Кроме того, выплаты по беременности и родам, а также по уходу за ребенком не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц (НДФЛ). В данной ситуации, работодатель не будет выступать в роли налогового агента, если не производит других выплат (согласно пункту 1 статьи 226 Налогового кодекса РФ). Справки о доходах и НДФЛ должны выдаваться именно налоговыми агентами (согласно пункту 3 статьи 230 Налогового кодекса РФ).

Если работник (гражданин) обратился за справкой о доходах и НДФЛ, работодатель может выдать следующее:

Справку, составленную в произвольной форме, которая подтверждает отсутствие выплат доходов и удержания налога в пользу физического лица в налоговом периоде.
Унифицированную справку о доходах и суммах налога физического лица, в которой разделы 3 и 4 содержат прочерки, а графы раздела 5 оставлены пустыми.

В какой срок выдать справку

В 2025 году законодательство устанавливает два разных срока для выдачи справки (2-НДФЛ) в зависимости от категории заявителя:

Для тех, кто обратился с письменным заявлением:

Крайний срок выдачи документа:

Для работника, увольняющегося сотрудника или бывшего работника — в течение трех рабочих дней с даты получения заявления (согласно ч. 1 ст. 62 ТК и письму Минфина от 21.06.2016 № 03-04-05/36096).

Для другого физического лица, которое является получателем дохода у налогового агента — в течение 30 рабочих дней с даты получения заявления (согласно п. 1, 2 ст. 3, ч. 1 ст. 20 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Если сотрудник увольняется, налоговый агент может выдать справку о доходах и суммах налога физического лица в последний день его работы без заявления. Это право работодателя, но не его обязанность.

Способ №3. Как получить 2-НДФЛ на сайте ФНС

Наиболее удобный способ получить справку 2-НДФЛ онлайн – это скачать уже подготовленные документы из личного кабинета налогоплательщика на официальном сайте ФНС.

Обратите внимание! Если у вас еще нет аккаунта в Личном кабинете ФНС, вы можете получить доступ к сервису с использованием подтвержденной учетной записи на портале «Госуслуги».

Для начала войдите в свой личный кабинет, затем откройте раздел «Доходы и вычеты». В нижней части этой страницы (в разделе «Доходы») вы сможете найти все справки о доходах, которые были представлены налоговыми агентами в ФНС относительно вас:

Советуем прочитать: Родственные связи и двоюродный брат: разъяснение родства

Просто выберите нужный год и скачайте справку о доходах и суммах налогов. Обратите внимание, что все документы подписаны электронной подписью ФНС.

Способ №4. Как получить справку 2-НДФЛ в налоговой службе

В случае невозможности оформления справки у налогового агента, можно обратиться в ИФНС для получения соответствующих документов. Например, если бывший работодатель был ликвидирован, можно запросить информацию о доходах и суммах налога (по старой форме 2-НДФЛ) в налоговой инспекции в 2025 году.

Важно! Федеральная налоговая служба не обязана предоставлять справки о доходах и сумме НДФЛ в 2025 году (согласно статье 32 Налогового кодекса РФ).

Для получения справки обратитесь в ближайшее отделение налоговой службы. При себе необходимо иметь паспорт, а также желательно знать свой ИНН. Инспектор может сразу распечатать справки за нужный год, либо потребует написать заявление на получение документов. В случае последнего, уточните, когда будет готова справка 2-НДФЛ.

Справка 2-НДФЛ: ее назначение и способы получения

Информация о доходах и налогах физического лица может быть получена в виде справки 2-НДФЛ. Данная справка может понадобиться для оформления вычета, получения визы или оформления кредита. Работодатели предоставляют справку о доходах и налоге сотруднику и в налоговую инспекцию вместе с расчетом 6-НДФЛ. Давайте подробнее разберем, что такое справка 2-НДФЛ и как ее можно получить.

Определение 2-НДФЛ

2-НДФЛ — это документ, содержащий информацию о доходах физического лица. С 2024 года работодатели выдают справку по обновленной форме. Ее заполнение осуществляется с учетом правил составления расчета 6-НДФЛ, форма которого была изменена с 1 января 2024 года. Сотрудникам может потребоваться справка 2-НДФЛ для получения пособий, кредита или налогового вычета.

Все налоговые агенты, уплачивающие налог на доходы физических лиц (НДФЛ), обязаны представить в налоговую инспекцию (ИФНС) сведения о доходах и суммах налога, полученных физическими лицами за год. Эти сведения должны быть представлены в виде приложения, включенного в годовой расчет по налогу на доходы физических лиц (6-НДФЛ). Данное приложение заменило справку, ранее известную как 2-НДФЛ. Рекомендации касаются того, какие доходы должны быть включены в приложение к расчету за 2024 год, а также правил его правильного заполнения.

Изменения в справке 2-НДФЛ на 2024 год

Справка о доходах физического лица на 2024 год была изменена. Теперь она включена в расчет 6-НДФЛ. Бланк справки 2-НДФЛ на 2024 год утвержден в приложении 4 к приказу ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753. Согласно действующим правилам, 2-НДФЛ является справкой, содержащей информацию о доходах физического лица.

Информацию по предыдущему году и предыдущим периодам предоставляют с использованием формы, которая была действующей в тот период, за который запрашивается информация. Например, в 2024 году сотрудник запросил информацию за 2020 год. В этом случае необходимо предоставить информацию по форме, указанной в Приложении 5 к приказу ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566.

Советуем прочитать: Рассмотрение дела: с чего начать

Как заполнить справку о доходах вместо 2-НДФЛ

Правила заполнения справки для сотрудника не были утверждены. Реквизиты формы соответствуют справке-приложению к 6-НДФЛ и форме 2-НДФЛ, которую использовали для заполнения за 2020 год и предыдущие годы. Поэтому при составлении справки о доходах, которую предоставляют физическому лицу по его запросу, следует руководствоваться следующими правилами заполнения:

справки о доходах по 6-НДФЛ (приказ ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@);
отмененной формы 2-НДФЛ (приказ ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@).

Порядок заполнения документа о доходах сотрудника (2-НДФЛ)

Укажите информацию о налоговом агенте в том же порядке, что и на первом листе расчета по НДФЛ. Используйте сокращенное название организации

2. Информация о физическом лице, получающем доход

Укажите данные физического лица в том же порядке, что и в дополнительном документе к расчету по НДФЛ. В поле «Статус налогоплательщика» укажите код из пункта 5.4 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@

3. Доходы, облагаемые налоговой ставкой . %

Пожалуйста, заполните этот раздел для каждой отдельной ставки налога. При этом используйте коды доходов из приложения 1 и коды вычетов из приложения 2 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387. В данном разделе необходимо исключить стандартные, социальные и имущественные вычеты. Порядок заполнения данного раздела аналогичен приложению к справке о доходах по форме 6-НДФЛ, за исключением деления по коду кладр, бюджетной классификации.

4. Стандартные, социальные и имущественные вычеты

Пожалуйста, укажите стандартные, социальные и имущественные вычеты на приобретение (строительство) жилья. Используйте коды, представленные в приложении 2 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387

Пожалуйста, заполните этот раздел в том же порядке, что и раздел 2 справки о доходах по форме 6-НДФЛ, но без разделения по различным ставкам и КБК

6. Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога

Если налог не был удержан, пожалуйста, заполните этот раздел. Укажите информацию о всех ставках налога и КБК.

В предоставленном примере справки о доходах физического лица за 2024 год.

Вам также предоставлен образец справки 2-НДФЛ за 2022 год.

Справка 2-НДФЛ для получения налогового вычета

Оформление справки 2-НДФЛ для получения налогового вычета происходит по общему порядку. Подробные инструкции по заполнению справки 2-НДФЛ и примеры для сотрудников доступны в журнале «Главбух».

Получите онлайн-помощь от «Актион 360».

В системе «Актион 360» предоставлены ответы на все вопросы по налоговым изменениям 2024 года. Просто введите свой вопрос в строку поиска и узнайте, как поступить в вашей конкретной ситуации. Квалифицированные эксперты — судьи, специалисты Минфина и ФНС — дадут разъяснения.