При определении процедуры работы любого сотрудника, его инструкция включает раздел, который описывает правила деятельности на территории предприятия и сопутствующую ответственность за нарушения. Среди наиболее распространенных нарушений отмечаются:
- причинение ущерба компании или ее имуществу;
- нарушение трудовой дисциплины и процедур;
- нерадивое выполнение трудовых обязанностей;
- разглашение коммерческой информации и другие.
Все эти недостатки могут повлечь неприятные последствия для организации и стать причиной служебного расследования. В случае возникновения такой ситуации, внутреннее «расследование» поможет выяснить настоящую причину происшествия и определить степень вины нарушителя.
Процедура проведения расследования
При некоторых правонарушениях процедура расследования является обязательной, а в других случаях руководитель может добровольно начать это. Однако стоит отметить, что если такое расследование не будет проведено, нарушитель впоследствии сможет оспорить дисциплинарное наказание.
Процесс расследования является сложным и ответственным. В первую очередь руководитель должен создать комиссию в соответствии со статьей 247 Трудового кодекса Российской Федерации. Задачей комиссии является выяснение обстоятельств произошедшего и определение мер наказания на основе имеющихся данных. Дополнительные функции членов комиссии зависят от причины происшествия. Например, если был причинен ущерб имуществу компании, комиссии необходимо решить следующие вопросы:
- существует ли материальная ответственность работника, исходя из положений пункта 1 параграфа 4 Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации № 52;
- насколько виновен нарушитель;
- есть ли причинно-следственная связь между действиями работника и проступком;
- имеется ли прямой ущерб для работодателя.
Для того чтобы сформировать комиссию, необходимо пригласить не менее трех сотрудников из различных структурных подразделений нашей компании. Каждый из них должен обладать компетенцией в данной области и иметь соответствующую рабочую квалификацию. При этом важно действовать осторожно и не нарушать права сотрудников. В связи с этим наиболее часто в комиссию включают представителей внутренней службы безопасности, юристов, бухгалтеров, технических специалистов и др. Также руководитель имеет право быть членом комиссии.
Результаты проведенного расследования
После выполнения всех необходимых действий комиссия выносит свое решение в специальном акте. Если сотрудник будет признан виновным, это решение будет служить основанием для назначения ему дисциплинарного взыскания.
В большинстве случаев, за подобные нарушения предусмотрены наказания, такие как выговор или даже увольнение. Редко кому удается избежать замечания. Кроме того, сотрудник может нести материальную ответственность, если было доказано, что он умышленно портил имущество предприятия.
В особых ситуациях, внутреннее расследование может быть основанием для возбуждения административного или даже уголовного дела, а также может привести к подаче гражданского иска против виновника.
Порядок составления приказа
За составление приказа отвечает секретарь организации или другой уполномоченный сотрудник. При этом, сам приказ всегда составляется от лица директора компании и обязательно подписывается им. Если руководитель отсутствует, то документ может быть заверен другим работником, но только при наличии доверенности.
Для составления такого приказа требуются веские основания. В данном случае это докладная записка или запрос от начальника подразделения, где было обнаружено нарушение. Если приказ о расследовании составляется по просьбе руководителя другого подразделения, то в документе нужно сделать ссылку на докладную записку.
Оформление приказа о расследовании
На данном этапе руководители вправе составлять приказы в свободной форме, поскольку законодательство не унифицировало бланк. При этом разрешается составить единый образец, который нужно зарегистрировать во внутренних документах. Специалисты рекомендуют включать в документ следующую информацию:
- название компании-работодателя;
- персональные данные сотрудника: его должность, Ф.И.О., информация о произошедшем;
- описание произошедшей ситуации;
- информацию о лицах, ответственных за исполнение приказа,
Кроме того, приказ должен быть пронумерован и датирован. Необходимости в печати на документе нет. Однако все участники процедуры должны подписать его: члены, председатель комиссии и при необходимости сотрудник, вызвавший проведение расследования.
Для упрощения составления документа предлагаем ознакомиться с образцом.
Служебное расследование: когда и как проводить
Служебное расследование представляет собой внутреннее расследование в компании по факту нарушения. Расследование осуществляет специальная комиссия. Решение о применении мер в отношении нарушителя принимается по итогам расследования.
Как организовать процесс служебного расследования:
- Проверьте требования, предусмотренные главой 30 Трудового кодекса.
- Составьте положение о проведении служебных расследований.
- Установите факт нарушения.
- Соберите комиссию.
- Укажите ответственного за нарушение в акте.
Согласно Трудовому кодексу служебное расследование проводится в рамках главы 30
Служебное расследование является одним из этапов процедуры привлечения сотрудника-нарушителя к ответственности. В случае нарушения правил распорядка, должностной инструкции, вызова ДТП или иного нарушения, проведение служебного расследования помогает выявить все подробности. Необходимо подтвердить факт нарушения, собрать доказательства и определить последствия. Положения о служебных расследованиях содержатся в главе 30 Трудового кодекса (статьи 192-195).
Следственная процедура позволяет определить, как правильно квалифицировать содеянное: как проступок, правонарушение или преступление. В зависимости от квалификации, последствия для работника будут различными. При этом порядок проведения следственной процедуры единый, внутри компании нарушения расследуются в соответствии со схемой, предписанной законом для подтверждения дисциплинарных проступков.
Из издания «Юрист компании»: Как юристы, занимающиеся соблюдением законодательства, выявляют сотрудников, принимающих взятки
Внутреннее расследование начинается с обращения свидетеля или потерпевшего. Расследование может быть начато, даже если у заявителя нет непосредственных или косвенных доказательств. Например, дела о коррупции часто начинаются с заявлений лиц, считающих поведение подозреваемого нарушителя подозрительным.
Порядок проведения служебного расследования отражают в локальном акте
В компании для информирования сотрудников о процедуре проведения служебного расследования выпускается внутренний документ. Такой местный правовой акт может иметь следующие названия:
- «Положение о служебном расследовании»,
- «Порядок осуществления служебного расследования»,
- «Порядок проведения служебного расследования в организации» и так далее.
Непременно необходимо соблюдать этот документ при проведении расследования.
Скачать образец приказа о проведении служебного расследования
В организации служебное расследование включает несколько этапов:
- Зафиксировать факт нарушения.
- Выпустить приказ о проведении служебного расследования.
- Сформировать комиссию, которая будет заниматься служебным расследованием на предприятии.
- Проведение расследования инцидента — выявление деталей, сбор доказательств и определение последствий.
- Заключение в служебном акте отражает результаты проведенного расследования.
В результате расследования сотрудник может быть привлечен к ответственности.
Ознакомьтесь с полезными материалами издания «Актион Право», которые помогут в работе:
- Как правильно расследовать и реагировать на нарушение этических норм в компании
- Какие меры принять и чего ожидать, если сотрудник украл клиентскую базу данных
- Как разоблачить и уволить шпиона, который работает на конкурента
- Как уволить сотрудника по причине халатности, воровства и растраты, вызвавших утрату доверия
- В каких ситуациях возникают проблемы для работодателя, когда сотрудники работают на удаленке
Предварительно необходимо установить нарушение перед проведением служебного расследования
Перед проведением служебного расследования на предприятии зафиксирован факт нарушения. В качестве документа, содержащего информацию о злоупотреблении сотрудника, могут использоваться:
- записка от непосредственного начальника нарушителя,
- отчет обо внутренней или внешней проверке,
- акт инвентаризации,
- претензии от клиентов или бизнес-партнеров компании и т.д.
- Несколько нарушений. Ошибки работодателей при увольнении нарушителей
- Работники получают взятки. Что записать в ЛНА для борьбы с коррупцией
- Дистанционная работа. Что делать, если работник исчезает или работает «на стороне»
- Как работодатель доказал прогул с помощью системы контроля доступа
- представителя юридического отдела,
- специалиста по информационной безопасности,
- представителя отдела персонала.
Такой состав комиссии позволяет охватить различные аспекты происшествия и провести всестороннее расследование. Срок проведения служебного расследования составляет 30 дней с момента фактического уведомления руководителем о нарушении. В течение этого времени комиссия должна изучить все обстоятельства и принять меры, предусмотренные законодательством и внутренними правилами организации.
После проведения служебного расследования и на основании рекомендаций комиссии, в отношении сотрудника принимаются соответствующие меры и/или осуществляется взыскание убытков.
Как документально подтвердить факт проведения служебного расследования работодателем
В данной статье мы расскажем о том, как подтвердить вину сотрудника и проведение служебного расследования. Также предоставим образцы документов, которые составляются на всех этапах служебного расследования.
Генеральный директор телефонирует в отдел кадров и настаивает на немедленном увольнении кладовщика по статье, из-за которого исчезла партия товара со склада. Однако, когда кадровый специалист приступил к оформлению увольнения, выяснилось, что служебная проверка не была проведена и нет убедительных доказательств вины работника.
Зафиксируйте основание для служебного расследования
Для подтверждения того, что у работодателя были обоснованные основания для проведения служебного расследования, необходимо документально зафиксировать нарушение требований локальных актов со стороны работника. Для этой цели используются два документа: акт и служебная или докладная записка.
Для составления данного документа не требуется назначение специальной комиссии. В акте следует указать полное наименование организации либо составить его на фирменном бланке. В заголовке следует указать название документа, а ниже — его предмет, например, «о нарушении трудовой дисциплины» или «об отсутствии на рабочем месте». Затем указывается дата и время составления документа, а также место его оформления. В описательной части необходимо четко указать события и факты, которые привели к составлению акта, а также описать текущую ситуацию, то есть то, что происходит в момент оформления документа. Акт должны подписать все присутствующие лица, но каждый из них имеет право сделать поправки, если не согласен с каким-либо пунктом документа.
Корреспонденция либо учётная записка. Эти бумаги составляют с целью письменного уведомления руководителя о возникшем событии. Документ содержит данные о должности, фамилии и инициалах адресата, а также название структурного подразделения и должность составителя. Затем указываются название документа, дата и регистрационный номер, а также заголовок. В тексте следует изложить ситуацию, изложить просьбы и предложения. В конце автор ставит свою личную подпись, фамилию и инициалы.
Пример. Распоряжение о создании комиссии
Требуется предоставление письменных объяснений. Посредством этих объяснений работодатель устанавливает наличие вины сотрудника. Проведение дисциплинарных мер и привлечение к материальной ответственности невозможно без письменных пояснений (в соответствии со статьями 193 и 247 Трудового кодекса РФ). Для этой цели необходимо вручить работнику письменное уведомление о требовании предоставить объяснения. Трудовым кодексом не установлен срок для подготовки объяснений в ситуации с материальным ущербом. Поэтому, как и при дисциплинарных нарушениях, руководствуйтесь статьей 193 Трудового кодекса, которая предоставляет два рабочих дня для подготовки объяснений. Если после истечения этого срока сотрудник не предоставил объяснений, необходимо составить акт об отказе предоставления объяснений (пример ниже).
Пример. Акт об отказе предоставления объяснений
Составление акта о проведении служебной проверки является обязательным после завершения расследования. Рекомендуется включить все обстоятельства детально и подробно в документе (пример приведен ниже). Акт должен быть подписан всеми членами комиссии. Также необходимо ознакомить работника с документом и получить его подпись. Если работник отказывается или уклоняется от ознакомления, составить еще один акт об отказе.
Пример. Акт о проведении служебной проверки
По результатам расследования руководитель должен принять решение — привлечь работника к ответственности или нет (ст. 193, 240 ТК РФ). Очень важно не пропустить установленный срок. Таким образом, приказ о привлечении к материальной ответственности должен быть выдан не позднее одного месяца после определения размера причиненного ущерба, а о наложении дисциплинарного взыскания — не позднее одного месяца после обнаружения проступка (ст. 193, 248 ТК РФ).