Акт приема-передачи ключей: образец, правила и важные нюансы

Для подтверждения факта передачи ключей от какого-либо помещения, участвующие стороны должны оформить специальный акт.

Шаблон и образец
Просмотр онлайн
Бесплатная загрузка
Безопасность

В каких случаях акт необходим

Акт может быть необходим при передаче ключей от различных объектов, таких как:

Квартиры в новостройке – в этом случае документ составляется между юридическим лицом-застройщиком и физическим лицом-собственником квартиры.
При передаче ключей от зданий, сооружений и т.д., акт обычно оформляется между двумя организациями.
Иногда документ может быть составлен внутри одной компании, например, при передаче ключей от офиса, склада, торговой точки и т.п. от одного ответственного сотрудника другому.

Таким образом, акт практически всегда сопровождает какой-либо договор: аренды, купли-продажи, залога и т.д., либо относится к внутрикорпоративным документам, подтверждающим передачу имущества предприятия между сотрудниками.

Назначение документа

С момента передачи ключей ответственность за имущество внутри помещения, а также за само помещение (здание, сооружение), несет тот, кому ключи были переданы.

Акт необходим для четкого разграничения прав и обязанностей по обеспечению целостности и сохранности материальных ценностей.

В случае причинения материального ущерба охраняемому объекту, компенсация может быть взыскана с лица, принявшего ключи по акту приема-передачи.

Кто отвечает за подготовку акта

В подготовке акта участвуют две стороны: передающее и принимающее ключи лица. Обычно акт составляет передающая сторона, но в любом случае, он должен быть заверен подписями обеих сторон – только тогда документ обретет юридическую силу.

Основные моменты составления акта

Если вам нужно составить акт приема-передачи ключей, следуйте нашим рекомендациям и посмотрите образец ниже.

Стандартного образца акта приема-передачи ключей не существует. Это значит, что его можно составить в произвольной форме или по разработанному в организации шаблону. Главное – соблюдать несколько простых правил:

Акт должен иметь определенную структуру: «шапку», основную часть и заключение.
Документ должен включать подписи обеих сторон. Если один из участников действует по доверенности, эту информацию также нужно указать, указав дату и другие данные доверенности.
Если при передаче были свидетели, сведения о них также должны быть включены: ФИО, данные паспорта, адрес проживания и подпись.

После подписания акта всеми сторонами, ответственность за ключи, безопасность помещения и находящиеся внутри него ценности переходит к принимающей стороне.

Печать на акте ставить не обязательно, так как требование о обязательном использовании печатей отменено. Печать необходима только если это указано в локальных нормативных документах компании.

Документ может быть оформлен на любом удобном формате бумаги (обычно используют формат А4) или на фирменном бланке организации с указанными реквизитами. Его можно как написать от руки, так и напечатать – эти факторы не влияют на юридическую силу документа.

Советуем прочитать: График работы для 3 сотрудников

Акт всегда создается как минимум в двух экземплярах. Один экземпляр остается у лица, ранее ответственного за хранение ключей, второй передается новому ответственному лицу. Свидетелям, присутствовавшим при составлении акта, необходимо предоставить заверенные копии.

Время хранения готового бланка

После завершения всех формальностей и передачи ключей, информацию об акте необходимо внести в специальный журнал учета документации. Затем документ следует передать в архив компании на хранение. Он должен храниться в течение периода, определенного законом или внутренними нормативами предприятия.

Цель передачи

Передача ключей подтверждает переход имущества от одного лица к другому, будь то временный или постоянный. Таким образом, принимающая сторона соглашается с возлагаемой на нее ответственностью. Пользователь помещения обязан следить за его состоянием и поддерживать его в порядке. В случае несоблюдения этих условий договор может быть расторгнут.

Важно отметить, что указанные обязанности принимающая сторона берет на себя только после получения ключей. Дата заключения договора значения не имеет.

Значение акта в сделке

Договор фиксирует лишь намерения сторон совершить определенные юридически значимые действия (например, сдать помещение в аренду). Акт является доказательством исполнения ранее оговоренных намерений. В случае возникновения споров у контрагентов будет заверенный документ, подтверждающий текущего арендатора (владельца) помещения.

Документ может касаться любой гражданско-правовой сделки, регулируемой Гражданским кодексом РФ.

Кто составляет документ

По сложившейся практике, ответственность за составление акта всегда лежит на передающей стороне. В коммерческих организациях этим занимается юрист компании или заместитель руководителя. Теоретически документ может составить любой человек, обладающий навыками работы с официальными бумагами. Представитель принимающей стороны подписывает акт, соглашаясь с его условиями.

Что указать в акте

Нет необходимости подробно описывать все права и обязанности сторон в акте, так как они уже прописаны в договоре, к которому акт является приложением. В документе следует зафиксировать только факт передачи ключей от помещения. Перечень необходимых пунктов для указания включает:

информацию о сторонах соглашения (ФИО физического лица или наименование организации);
дату передачи ключей от помещения;
количество переданных ключей. По окончании срока действия договора все комплекты должны быть возвращены;
адрес помещения и его площадь;
количество экземпляров акта;
подписи сторон соглашения. За организацию расписывается уполномоченное на сделки должностное лицо.

Советуем прочитать: Очередь в детский сад: способы проверки статуса заявления

Пошаговая инструкция по составлению акта

Акт можно условно разделить на три части: реквизиты, сведения о сторонах соглашения и условия передачи. Начинать следует с реквизитов.

В правом верхнем углу указываем, что настоящий акт является приложением к заключенному договору (указываем номер и дату его заключения). Далее посередине строки пишем наименование документа (акт приема-передачи ключей от помещения). Затем указываем дату составления документа и населенный пункт, в котором он был подписан.

Теперь перейдем к указанию сведений о сторонах соглашения. Начнем с информации о передающей стороне. Указываем ФИО физического лица или наименование компании с обозначением её организационно-правовой формы. Затем прописываем аналогичные данные о принимающей стороне.

Следующий шаг — составление раздела с условиями. Подтверждаем факт передачи ключей от помещения, указываем адрес его нахождения и общую площадь. Далее отмечаем количество передаваемых комплектов ключей. В конце указываем количество составленных экземпляров акта и лиц, для которых они предназначены. Обычно стороны подписывают документ в двух экземплярах, по одному для каждой стороны. Оба экземпляра имеют одинаковую юридическую силу, что позволяет защитить свои права в судебном порядке.

На этом составление акта завершается. Остается только заверить его подписями сторон соглашения. Если одной из сторон является юридическое лицо, подпись должен поставить уполномоченный сотрудник. Полномочия обязательно подтверждаются документом (уставом общества или оформленной доверенностью). Как только все подписи будут проставлены, акт приобретает юридическую силу. С указанной в нем даты вся ответственность за помещение и ключи переходит к принимающей стороне.

Когда необходимо обязательное оформление данной формы

Оформление АППК не является обязательным. Сторона, передающая предмет другому участнику соглашения, может составить этот документ по собственной инициативе, чтобы гарантировать возмещение материального ущерба в случае повреждения имущества.

Таким образом, АППК может быть оформлен в следующих случаях:

передача автомобиля по договору купли-продажи, обмена, дарения, наследования, аренды или ремонта;
передача жилья по договору купли-продажи (включая договор доверительного управления), обмена, аренды, дарения;
передача объектов, которые невозможно использовать без ключей (сейфы, коммерческие, гаражные и складские помещения) по договорам купли-продажи, обмена или аренды;
передача должностных обязанностей по трудовым контрактам, если они связаны с доступом к имуществу или документам работодателя.

Кто оформляет АППК

В составлении акта приема-передачи ключей участвуют обе стороны. Первая сторона — это передающая сторона, вторая — принимающая. Как правило, акт готовит сторона, передающая ключи. Документ необходимо заверить подписями обеих сторон сделки, чтобы он был легитимным и имел юридическую силу.

Советуем прочитать: Какие документы нужны для получения загранпаспорта

Акт передачи ключей от помещения: когда нужен и как составить

Акт приема-передачи ключей от помещения — это документ, который фиксирует момент передачи прав владения или собственности на недвижимость или объекты, находящиеся в ней, от одного лица другому.

Коротко о главном: 5 пунктов

Акт приема-передачи ключей необходим при смене владельца или арендатора объекта.
Документ подтверждает передачу прав и обязанностей по объекту новому лицу.
Акт составляется передающей стороной и подписывается обеими сторонами.
В акте указываются дата, данные сторон, описание объекта и количество ключей.
Документ хранится вместе с договором, обычно не менее пяти лет.

А К Т

г. _______________ «_____» ____________ 20_

ООО ______________________________ в лице генерального директора ______________________, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Арендодатель», с одной стороны, и

гражданин РФ __________________________________________, именуемый в дальнейшем «Арендатор», с другой стороны, осуществили передачу:

1. «Арендатор» передает, а «Арендодатель» принимает комплект ключей от помещения, расположенного по адресу: ____________________, общей площадью _____ м².

2. Настоящий Акт составлен в двух подлинных экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из сторон, и является неотъемлемой частью договора аренды нежилого помещения № ______________ от ________________

Комплекты передал: Комплекты принял:

Пример заполнения при продаже офиса.

Как восстановить акт приема-передачи квартиры?

Если вы потеряли акт приема-передачи квартиры, а его наличие необходимо, например, для получения налогового вычета, восстановить документ возможно. Во-первых, можно обратиться к застройщику и запросить дубликат. Во-вторых, если право собственности на недвижимость уже зарегистрировано в Росреестре, там можно запросить копию документа.

Однако после регистрации права собственности наличие данного документа не является обязательным. Например, при перепродаже квартиры другим владельцам достаточно договора купли-продажи, а акт приемки не требуется.