Распоряжение о командировке: правила составления и пример

Туту.ру → Корпоративным клиентам → распоряжение о командировке, цель поездки, пример распоряжения о командировке, форма распоряжения о командировке

Распоряжение о командировке: правила составления и пример

Служебная командировка — это поездка сотрудника по письменному распоряжению работодателя. Оформить командировку невозможно без соответствующего распоряжения. В данной статье рассмотрим, как правильно оформить распоряжение на командировку сотрудника и руководителя, а также предоставим пример документа.

Этапы подготовки распоряжения

Перед изданием распоряжения о командировке сначала необходимо определить, кто из сотрудников отправится в поездку. Обычно работодатель вправе выбрать любого сотрудника для выполнения служебного поручения, но есть исключения. Кого нельзя направить в командировку или можно только с письменного согласия, мы уже писали ранее.

Руководитель компании направляет сотрудника в командировку на основании служебной записки его непосредственного начальника или подписанного им служебного задания. В этих документах указываются место, срок и цель поездки. Директор визирует служебную записку или подписывает служебное задание. Затем кадровик или бухгалтер готовят распоряжение о командировке.

В законодательстве не указано, за какое время до командировки нужно составить распоряжение. Однако сотрудник имеет полное право отказаться от поездки без письменного распоряжения руководителя, поэтому распоряжение должно быть готово в день командировки. Также перед отъездом работник должен получить аванс на суточные, проживание и проезд, а для перечисления денег бухгалтерии требуется распоряжение.

Цель командировки: примеры формулировок

Цель служебной командировки — это поручение работодателя, которое должен выполнить сотрудник. Её обязательно указывают, чтобы обосновать расходы на поездку.

Цель командировки должна быть конкретной, чтобы после поездки можно было проверить выполнение служебного поручения. Например, не просто «участие в конференции», а «участие в конференции по информационной безопасности с 22 по 24 мая 2022 года». Сотрудник может подтвердить участие в конференции, предоставив приглашение, программу или раздаточные материалы. Недостаточно указать целью «выполнение поручения руководителя» или «решение производственных вопросов» — это и так понятно из характера самой командировки.

Цель командировки должна быть связана с задачами бизнеса. Плохо будет указать целью «посещение корпоратива», так как корпоративы не относятся к трудовой деятельности.

Кроме того, цель поездки должна соответствовать должности и обязанностям сотрудника. Не стоит указывать целью поездки простого инженера «проведение переговоров о сотрудничестве с партнёрами», так как это, вероятно, не входит в его обязанности. А вот «практическое ознакомление с работой системы пожарной сигнализации марки N» — вполне допустимо.

По сути, цель должна отвечать на два вопроса руководителя и налогового инспектора:

• Зачем нужна командировка, и какой результат должен представить сотрудник?
• Почему поехал именно этот сотрудник?

Сверка взаиморасчётов с поставщиком и передача оригиналов документов

Внутрикорпоративное обучение по подготовке годового отчёта за 2022 год в центральном офисе

Аудит обособленного подразделения (службы охраны труда, службы связи, службы подстанций)

Подписание договора оказания услуг с ООО «Ласточкино гнездо»

Проведение переговоров с партнёрами о поставках оборудования

Аттестация в территориальном управлении Ростехнадзора по г. Москве по промышленной безопасности

Участие в конференции для представителей малого бизнеса 23 мая 2022 года

Доклад генеральному директору в центральном офисе

Правила оформления приказа

Документ можно составить в произвольной форме или использовать унифицированную форму Т-9. Для коллективной поездки по одному служебному заданию удобно воспользоваться формой Т-9а. Например, когда бригада едет на выполнение работ по договору подряда, или группа сотрудников направляется в центральный офис для согласования годового отчёта.

На что обратить внимание при заполнении:

• приказ о командировке сотрудника оформляется по поручению директора, после того как он завизирует служебную записку или подпишет служебное задание;
• форма приказа должна быть утверждена внутренним документом, например, положением о командировках.

В документе указываются Ф.И.О. и должность сотрудника полностью, без сокращений.

Срок поездки указывается в полных календарных днях в соответствии с п. 4 Положения о командировках №749. День приезда и отъезда считаются командировкой. Например, сотрудник уезжает на поезде, который отправляется 25 мая в 22:45, и возвращается на поезде 28 мая в 00:15. Период командировки составит четыре календарных дня, с 25 по 28 мая.

В графе «За счёт средств» обычно указывают название организации-работодателя, которая оплачивает командировочные расходы.

Графы «Цель» и «Основание» заполняются на основании служебной записки или служебного задания. Если сотрудник давал письменное согласие на поездку, указываются реквизиты: название документа с ФИО сотрудника и датой подписания.

Печать организации на приказе о командировке не ставится. Это внутренний документ, поэтому она не требуется.

Приказ о командировке: образец заполнения. Скачать образец

Приказ на командировку директора

Руководитель организации, который не является её собственником, подчиняется общим правилам для наёмных работников. Его командировка также должна быть оформлена приказом, чтобы обосновать расходы. Одновременно директор действует как представитель работодателя.

Особенность направления в командировку руководителя компании заключается в том, что он сам будет подписывать приказ о своей командировке. Служебное задание или служебную записку он также составит от своего имени. Это следует из позиции Роструда в письме от 11.03.2009 №1143-ТЗ.

Исключение составляют директора филиалов или обособленных подразделений. Их командировки обычно оформляются в центральном офисе компании, и приказ в этом случае подписывает генеральный директор.

Командировка без приказа

Командировки без письменного распоряжения работодателя незаконны, поскольку противоречат ст. 166 ТК РФ и п. 3 Положения о командировках №749. Сотрудник может пожаловаться в трудовую инспекцию или прокуратуру по двум основаниям:

• отправили в поездку без приказа, тогда как в трудовом договоре не закреплён разъездной характер работы;
• не компенсировали командировочные расходы.

Работодателя могут привлечь к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Штраф для юридического лица составляет от 30 000 до 50 000 рублей.

Расходы по командировкам без приказа нельзя признать экономически обоснованными по ст. 168 ТК РФ и ст. 252 НК РФ. Они осуществляются за счёт чистой прибыли. Есть последствия и для работника. Например, директор уехал в командировку без приказа и сам себе выплатил аванс на командировочные расходы. Компания должна будет начислить и удержать НДФЛ, а также страховые взносы на всю сумму, поскольку это не подтверждённые документально затраты.

Избежать оформления приказа на командировку для наёмного работника можно только в одном случае — при разъездном характере работы, закреплённом в трудовом договоре. Такие поездки по ст. 166 ТК РФ командировками не считаются.

Учредитель или акционер бизнеса либо ИП также могут отправляться в поездки без приказа, но это уже не относится к трудовому законодательству.

Какие документы необходимы для отправки сотрудника в командировку

18.12.2023 распечатать Рассмотрим, какие документы требуются для отправки сотрудника в командировку, является ли поездка в филиал компании командировкой и что оплачивать сотруднику в случае больничного во время командировки.

Что считается командировкой

Согласно Трудовому кодексу РФ, командировка — это поездка сотрудника по распоряжению руководителя организации на определенный срок для выполнения служебного задания вне места постоянной работы. Отметим, что поездка в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), расположенное вне места постоянной работы, также признается командировкой. В период командировки сотрудник подчиняется правилам внутреннего распорядка той организации, куда он командирован. Минимальная продолжительность командировки законодательством не установлена. Обычно это могут быть сутки. Командировку можно продлевать по необходимости, но она не может быть бессрочной. Также сотрудника можно отозвать из командировки досрочно. Формы таких документов не установлены законодательством, но их можно прописать в локально нормативных актах организации или коллективном договоре. Главное, чтобы сотрудники были ознакомлены с положениями под роспись. Днем отправления в командировку считается дата отправления транспортного средства (поезда, самолета, автобуса) от места постоянной работы сотрудника, а днем возвращения из командировки — дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы. Если транспортное средство отправляется до 24 часов включительно, днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — следующие сутки. Также следует учитывать время проезда до станции или аэропорта, если они находятся за пределами города. Отметим, что если работа сотрудников носит разъездной характер, такие служебные поездки не считаются командировками.

Уведомление сотрудников о предстоящей командировке

Перед отправкой сотрудника в командировку работодатель обязан уведомить его об этом. Уведомление должно быть отправлено в письменном виде, в нем должна быть указана дата командировки и место назначения. Должны быть подготовлены два экземпляра уведомления: один для сотрудника, другой для организации. Если сотрудник имеет право отказаться от командировки, это также необходимо указать в уведомлении. Отказ должен быть оформлен письменно.

Что делать, если сотрудник отказывается подписывать уведомление о командировке?

Если сотрудник отказывается подписывать уведомление о командировке, необходимо зачитать его вслух в присутствии свидетелей. Далее следует составить акт о том, что уведомление было представлено и зачитано вслух, так как сотрудник отказался зачитывать его самостоятельно. В акте должны быть указаны дата, время и место составления. Затем предложите сотруднику ознакомиться с актом под расписку. Если сотрудник отказывается подписывать и это, в акте делается соответствующая отметка. Уведомление также прилагается к акту.

Согласие сотрудника на командировку

• женщины, имеющие ребенка в возрасте до 3 лет;
• работник (мать или отец), воспитывающий без супруга (супруги) детей в возрасте до 14 лет;
• работник — опекун ребенка (детей) в возрасте до 14 лет;
• работник, имеющий ребенка-инвалида;
• работник, ухаживающий за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением;
• инвалиды;
• родитель ребенка в возрасте до 14 лет, если другой родитель работает вахтовым методом;
• родитель ребенка до 14 лет, если второй родитель призван на военную службу по мобилизации или проходит военную службу по контракту, либо заключил контракт о добровольном содействии выполнению задач, возложенных на ВС РФ
• работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 18 лет, пока младшему не исполнится 14 лет.

Следует подготовить два экземпляра такого согласия. Один передается сотруднику, а второй, с отметкой об ознакомлении сотрудника, остается в организации.

Если сотрудник из перечисленных выше категорий откажется от командировки, то такой отказ не может считаться нарушением трудовой дисциплины и не является основанием для применения дисциплинарного взыскания.

Приказ о направлении сотрудника в командировку

Основанием для направления сотрудника в командировку является приказ руководства организации. Такой приказ не установлен законом, но в нем следует подробно указать цели и задачи командировки, а также ее сроки и место назначения работника.

Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под роспись. По письменному заявлению сотрудника следует выдать ему надлежаще заверенную копию приказа.

Денежный аванс командированному сотруднику

Затем сотруднику выдается денежный аванс на оплату проезда, проживания и суточные. Командировка отражается в табеле учета рабочего времени. На основании этого табеля рассчитывается средний заработок, который сохраняется за работником на время командировки. В этот период работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Выплата суточных не зависит от временной нетрудоспособности, они должны быть выплачены за весь период командировки.

В статье использованы фото с сайта freepik.com

Как отправить сотрудника в командировку: пошаговая инструкция

Порядок оформления командировок регулируется законами РФ. Работодатель должен выплатить суточные, а работник — обязательно предоставить авансовый отчет и подтверждающие документы. В статье рассказывается, как компании правильно оформить командировку сотруднику и может ли ИП отнести траты на свою рабочую поездку в расходы

Деловая среда Платформа знаний и сервисов для бизнеса

Подключите зарплатный проект в Сбербанке и платите сотрудникам онлайн в любой день

Что такое командировка

Командировка предполагает, что работодатель направляет штатного сотрудника в место вне офиса для выполнения делового поручения. Командировка должна быть ограничена во времени. Это определение дано в статье 166 Трудового кодекса РФ. Командированные сотрудники выполняют свои обязанности за пределами офиса компании. Командировка всегда связана с наличием служебного задания, что отличает ее от отпуска.

Нюансы командировок регулируются Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, Письмом Минтруда от 14.02.2013 № 14-2-291, а также Письмом ФНС от 24.11.2015 № СД-4-3/20427. Важно отметить, что официально в командировку можно отправить только сотрудника, работающего по трудовому договору.

В командировку запрещено отправлять, согласно статьям 259 и 268 Трудового кодекса:

• беременных сотрудниц,
• несовершеннолетних.

Согласно статьям 259 и 264, письменное согласие на командировку работодатель должен получать:

• у матерей детей до трех лет;
• у инвалидов и родителей детей-инвалидов;
• у родителей-одиночек и опекунов, воспитывающих детей до 14 лет;
• у работников, ухаживающих за больными родственниками.

Если необходимо продлить или перенести командировку для этих категорий работников, то требуется их письменное согласие.

Вступайте в закрытый клуб и получите доступ к обзорам новостей законодательства для бизнеса

Подключите зарплатный проект в Сбербанке и выплачивайте зарплату сотрудникам онлайн в любой день

Приобретайте всё необходимое для бизнеса. Льготный период — 100 дней, обслуживание — 0 ₽

Особенности учета командировочных расходов

Командировочные расходы должны быть правильно учтены, если бизнес применяет ОСНО или УСН с объектом «Доходы минус расходы». Учитываются только подтвержденные документами затраты:

• проезд,
• проживание,
• оформление загранпаспорта и визы,
• суточные.

• билеты,
• квитанции об оплате,
• копии паспортов и виз.

Расходы следует учитывать в день утверждения авансового отчета. Затраты, возмещенные позже, списываются на дату выдачи средств.

Командировка за границу

Оформление зарубежной командировки аналогично поездкам внутри страны:

• издается приказ,
• сотрудник расписывается в нем,
• после поездки расходы подтверждаются документами.

Если для командировки были оформлены загранпаспорт и виза, эти расходы возмещает работодатель.

Первый день, за который начисляются суточные, — день пересечения границы.

Суточные за заграничную командировку выплачиваются в валюте страны назначения.

По возвращении в Россию, день пересечения границы оплачивается в рублях по внутреннему тарифу.

После возвращения сотрудника и подготовки авансового отчета, все чеки и квитанции должны быть переведены на русский язык и приложены в двух экземплярах: оригинал и перевод. Это необходимо для налоговой инспекции.

При длительных командировках работник может потерять статус налогового резидента. В этом случае НДФЛ рассчитывается по правилам для нерезидентов.

Полезная информация для вас и вашего бизнеса каждый день в нашем Telegram-канале

Как предпринимателю оформить свою командировку

Согласно Постановлению №749, в командировку отправляются только работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Индивидуальный предприниматель не может отправить себя в командировку, так как он не является ни работником, ни работодателем. Согласно распоряжению Минфина, ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСНО не могут учесть собственные командировочные затраты.

Юристы отмечают: если предприниматель готов к судебным спорам с налоговой, он может попытаться отнести эти затраты к расходам, но суточные учитывать не следует.

Известны случаи, когда налоговая подавала в суд на ИП за представление командировочных расходов. Иногда суд становился на сторону предпринимателя, если были предоставлены документы, обосновывающие командировку, приказ и авансовый отчет.

Совет
Чтобы избежать судебных разбирательств, предпринимателю лучше оформить расходы как материальные.

Налоговый кодекс позволяет ИП учесть все траты деловой поездки как «Материальные расходы» в бухгалтерском учете. Это поможет уменьшить налогооблагаемую базу. Лучше прописывать расходы, упоминая участие сторонних организаций: гостиниц, ресторанов, авиакомпаний.

Для отчета необходимы оригиналы всех подтверждающих документов: билеты, квитанции, чеки. Важно подготовить отчет с обоснованием поездки, связанной с бизнесом.

К отчету прилагаются протоколы заседаний, контракты с клиентами, поставщиками и другие документы.

Приказ на командировку — образец в 2025 году

На нашем сайте вы можете найти образец заполнения приказа на командировку в 2025 году. Этот документ сейчас является единственным, который нужно оформить для отправки сотрудника в служебную поездку. Давайте рассмотрим детали его составления.

Документы и бланки, которые вам помогут:

• Как правильно оформить командировку в 2025 году
• Распоряжение о направлении сотрудника в поездку
• Приказ о командировке в 2025 году: скачать образец по форме Т-9
• Итог

Как правильно оформить командировку в 2025 году

С 2015 года правила оформления служебных поездок претерпели значительные изменения, включающие отмену необходимости:

• использовать командировочные удостоверения, составлять служебные задания и отчеты о командировке (подп. «е» п. 2 постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595) — с января;
• вести учет командированных сотрудников (п. 3 постановления Правительства РФ от 29.07.2015 № 771) — с августа.

Решение о направлении работника в командировку по-прежнему принимается его руководителем, который определяет место, цель и сроки поездки (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

По возвращении из командировки сотрудник, как и ранее, обязан составить авансовый отчет и приложить к нему все подтверждающие расходы документы. Фактическая продолжительность командировки определяется по датам документов на проезд (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Таким образом, в текущий момент оформление командировок требует создания лишь двух обязательных документов:

• распоряжения руководителя о поездке;
• отчета сотрудника о понесенных расходах.

О правилах составления этого отчета читайте здесь.

Информацию о правильной оплате дней в командировке можно найти в КонсультантПлюс. Это только часть того, что вы узнаете, получив бесплатный пробный доступ к К+ и посмотрев готовое решение.

Распоряжение о направлении сотрудника в поездку

Распоряжение руководителя должно быть оформлено письменно (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) и может быть составлено в любой форме, принятой у работодателя. Обычно для этого издается приказ о командировке. До 2013 года обязательной считалась форма Т-9, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации могут разработать свои бланки с необходимыми реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. С 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», устанавливающий перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. С 01.01.2024 вступило в силу требование о хранении документов только на территории РФ. Подробнее об этом читайте в статье.

Так как форма Т-9 полностью соответствует требованиям к документу, используемому для направления в командировку, большинство работодателей продолжают использовать ее. Форма Т-9 включает следующие обязательные поля:

• название работодателя, командирующего сотрудника, код его ОКПО;
• номер и дата оформления документа;
• Ф. И. О. работника, направляемого в поездку, его табельный номер, подразделение, где он работает, должность;
• место командировки: страна, название населенного пункта, наименование принимающей стороны;
• продолжительность поездки, ориентировочные даты ее начала и окончания;
• цель командировки, важная для правильного учета затрат в бухгалтерии и налоговом учете работодателя.

Подробнее об учете затрат на командировки читайте в этом материале.

• финансирование командировочных расходов — в большинстве случаев это делает сам работодатель, направляющий сотрудника в поездку, но бывают ситуации, когда командировка проводится в интересах третьей стороны, которая и берет на себя все расходы; в этом случае у отправляющей стороны они учитываются как перевыставляемые расходы;
• основание командировки — это поле может быть пустым (если решение о поездке принимает сам работодатель) или содержать ссылку на служебную записку (если инициатива исходит от самого сотрудника или его руководства);
• должность и подпись (с расшифровкой) руководителя работодателя или уполномоченного лица;
• подпись направляемого в командировку работника и дата его ознакомления с распоряжением.

Для оформления приказа о командировке группы сотрудников можно воспользоваться формой Т-9а, утвержденной Госкомстатом, где для каждого сотрудника отдельно указываются место, цель, сроки поездки и источник оплаты. Также можно создать свой бланк с учетом требований ФСБУ 27/2021.

Правильное оформление командировки для сотрудника компании

Командировка сотрудника — это рабочая поездка по поручению работодателя, в рамках которой сотрудник должен выполнить служебное задание. Она проходит вне постоянного места работы сотрудника в другом населенном пункте. Несмотря на кажущуюся простоту оформления документов, как правильно отправить сотрудника в командировку, чтобы не возникло вопросов со стороны налоговых органов?

Основные положения о том, как правильно оформить командировку сотруднику, регламентируются Трудовым Кодексом РФ и Положением о служебных командировках № 749.

По ст. 167 ТК РФ на время командировки за сотрудником сохраняется его основное место работы и средний заработок. Во время командировки сотрудника нельзя уволить. Ст. 168 ТК РФ обязывает организацию оплатить расходы на проживание, проезд и другие траты, связанные с командировкой.

Не все сотрудники могут или должны отправляться в рабочие поездки по делам компании. Ст. 259 ТК РФ определяет категории сотрудников, которых можно направлять в командировку только с их согласия.

Основание для командировки

Отправка сотрудника в командировку оформляется письмом или служебной запиской. В документе указываются данные сотрудника, цели командировки, сроки и предполагаемые затраты.

Компенсации работнику в командировке

Командированные сотрудники имеют право на следующие выплаты:

• Средний заработок за каждый день командировки, включая время в пути;
• Компенсация стоимости билетов и расходов на проживание;
• Суточные выплаты за каждый день командировки, выплачиваемые перед отправкой;
• Компенсация других расходов, необходимых для выполнения служебных задач и санкционированных руководством.

Все чеки на расходы должны быть сохранены. Сотрудник обязан заполнить авансовый отчет и предоставить в финансовый отдел документы о тратах по возвращении.

Если сотрудник отправляется в командировку на личном автомобиле, организация обязана компенсировать расходы на топливо, амортизацию автомобиля и другие расходы, связанные с поездкой. Также необходимо заранее определить сумму, подлежащую возмещению. При возникновении форс-мажорных ситуаций в командировке работодатель также возмещает внеплановый ремонт автомобиля. Эти моменты должны быть оформлены в соглашении, чтобы избежать разногласий и вопросов в будущем.

В целях выполнения этого требования, сотрудник обязан предъявить паспорт транспортного средства (ПТС) на автомобиль. Также необходимо предоставить в организацию либо соглашение об использовании личного автомобиля в качестве транспортного средства для поездки, либо договор аренды.

* Настоящая статья предназначена исключительно для информационных целей и может не совпадать с мнением государственных органов или читателей. ООО «АэроТур» не несет ответственности за решения, принятые на основании информации, представленной в статье.